Huishoudelijk Reglement

Ons Huishoudelijke Reglement zoals laatstelijk vastgesteld in de Algemene Leden Vergadering van 8 september 2021.

Huishoudelijk reglement Tafeltennisvereniging Alexandria '66

versie 8 september 2021

ALGEMEEN

 Artikel 1 

 Dit huishoudelijk reglement legt, onverminderd het bepaalde in de eigen statuten en de statuten van de Sportvereniging Alexandria ’66 die zaken vast, welke primair de tafeltennisvereniging Alexandria '66 aangaan en op grond daarvan het specifieke karakter van de vereniging benadrukken.

Artikel 2

Naast de in artikel 3 van de statuten genoemde doelstelling streeft de vereniging naar versterking van de onderlinge band tussen de leden door het organiseren van activiteiten die niet rechtstreeks de tafeltennissport betreffen.

ORGANISATIE

Artikel 3

1. De vereniging bestaat uit: werkende leden (onderverdeeld in jeugd, senioren en veteranen), rustende leden, leden van verdienste en ereleden.

2. Zij die werkend lid wensen te worden, dienen het bestuur om een lidmaatschap te verzoeken op een door het bestuur te bepalen wijze.

3. Voor de bepaling of een lid als jeugdspeler of als senior dient te worden aangemerkt, worden de geldende regels van de Nederlandse Tafeltennisbond gehanteerd.

4. Een werkend lid kan op verzoek van het lid door het bestuur als rustend lid worden aangemerkt, als dat lid om een of andere reden naar verwachting tijdelijk, maar ten minste gedurende zes maanden de tafeltennissport niet kan beoefenen.

5. Voor de categorieën leden zoals genoemd in lid 1 sub a tot en met c kunnen verschillende rechten en/of (contributie)verplichtingen worden vastgesteld.

Artikel 4

vervallen

Artikel 5

Schema van aftreden van bestuursleden:

31 december 2022 Voorzitter, bestuurslid E. 31 december 2023 Penningmeester.
31 december 2024 Secretaris , bestuurslid D

Daarna geschiedt het aftreden telkenmale in deze volgorde. Een tussentijds benoemd bestuurslid treedt in het schema van het bestuurslid in wiens plaats hij wordt benoemd.

Bestuurslid D, vastgesteld in de ALV van 2014, heeft als functie Bestuurslid Facilitaire Zaken.

Bestuurslid E, vastgesteld in de ALV van 2014, heeft als functie Bestuurslid Algemene Zaken.

DE ALGEMENE VERGADERING

Artikel 6

1. De algemene vergadering wordt minimaal een keer per jaar gehouden. Het tijdstip wordt bepaald door het bestuur, doch uiterlijk voor 1juli.

2. De uitnodigingen worden verzonden conform het bepaalde in artikel 18, lid 5 van de statuten.

Artikel 7

De algemene vergadering beoordeelt:

1. Het door het bestuur gevoerde algemene beleid alsmede het door dit bestuur voorgestelde te voeren beleid.

2. Het door het bestuur gevoerde financiële beleid alsmede de door dit bestuur aangeboden begroting.

Artikel 8

De algemene vergadering kiest:

1. De vertegenwoordigers van de vereniging in de algemene vergadering van de Sportvereniging Alexandria ’66 en één of meer plaatsvervangers;

2. De kascommissie die, onverminderd het bepaalde in artikel 21, lid 3 en 4 van de statuten, het recht heeft om zo nodig meerdere keren per jaar de financiële bescheiden van de vereniging te controleren.

HET BESTUUR

Artikel 9

Het bestuur vergadert zo veel als zij nodig acht, maar ten minste acht keer per jaar.

Artikel 10

1. Met inachtneming van het statutair en reglementair bepaalde heeft het bestuur een eigen verantwoordelijkheid en beslissingsbevoegdheid in zaken die de vereniging intern en extern aangaan.

2. Voor het verrichten van haar werkzaamheden kan het bestuur onder door haar te stellen regels en voorwaarden commissies en/of werkgroepen instellen.

Artikel 11

Op de jaarlijkse algemene vergadering legt het bestuur verantwoording af over alle zaken die de vereniging aangaan, alsmede over de verhouding van de vereniging tot de Sportvereniging Alexandria ’66.

Artikel 12

Het bestuur verricht alle werkzaamheden voor het goed functioneren van de vereniging. Een bestuurslid kan een deel van zijn taken aan een lid van de vereniging overdragen, hij blijft echter te allen tijde verantwoordelijk voor de overgedragen taken. De bestuursfuncties houden het volgende in:

  1. Voorzitter

    a. Bepaalt samen met het bestuur het beleid van de vereniging.
    b. Geeft leiding aan het bestuur bij uitvoering van het beleid en bewaakt de voortgang.
    c. Beheert de organisatiestructuur van de vereniging en controleert het functioneren daarvan.
    d. Leidt de algemene en bestuursvergaderingen van de vereniging.
    e. Is de officiële woordvoerder van de vereniging.
    f. Ziet toe op het naleven van de statuten, de reglementen en andere bepalingen van de vereniging.
    g. Vertegenwoordigt de vereniging bij belangengroeperingen, gemeentelijke instellingen en de NTTB.
    h. Heeft, uit hoofde van zijn/haar functie, zitting in het bestuur van de Sportvereniging Alexandria ’66.

  2. Secretaris

    a. Is verantwoordelijk voor de ledenadministratie van de vereniging en de daaruit benodigde managementinformatie.

    b. Verzorgt de in- en externe communicatie waaronder bestuursmededelingen en/of besluiten.

    c. Verzorgt, in overleg met de voorzitter, de uitnodigingen en de agenda van alle bestuursvergaderingen en algemene vergaderingen van de vereniging.

    d. Zorgt ervoor dat alle vergaderstukken tijdig in het bezit zijn van alle betrokkenen.

    e. Verzorgt een juiste en volledige notulering van de bestuursvergaderingen en algemene vergaderingen van de vereniging en, voor zover nodig, de publicatie en distributie daarvan.

    f. Draagt verantwoordelijkheid voor de samenstelling van het jaarverslag.

    g. Is verantwoordelijk voor het functioneren van de communicatiecommissie.

    h. Verzorgt en beheert het archief van de vereniging.

    i. Is verantwoordelijk voor het jaarlijks opstellen van het communicatie- en PR-plan

    j. Is verantwoordelijk voor klachtenregistratie en –afhandeling.

    k. Is er verantwoordelijk voor dat er vertrouwenspersonen functioneren en zal, indien noodzakelijk, hierover rapporteren in de bestuursvergadering.

  1. Penningmeester

    a. Bewaakt de financiën van de vereniging en is verantwoordelijk voor een deugdelijke en consistente financiële administratie.
    b. Is verantwoordelijk voor de beheersing en registratie van de financiële transacties van de vereniging.

    c. Is verantwoordelijk voor het opstellen van de begroting.
    d. Incasseert de contributies, donaties en andere baten van de vereniging.

    e. Verzorgt de betaling van facturen en andere kosten van de vereniging.

    f. Draagt zorg voor managementinformatie.
    g. Zal, met uitzondering van de reguliere betalingen, geen handelingen verrichten die de vereniging verbinden voor bedragen hoger dan € 250,00.Voor bedragen hoger dan genoemde € 250,00 is een toestemming van het bestuur nodig.
    h. Verzorgt het jaarlijks financieel verslag van de vereniging, de balans, de staat van baten en lasten.
    i. Stelt de kascommissie in staat om de financiële bescheiden van de vereniging te controleren en verleent daartoe alle medewerking.
    j. Is verantwoordelijk voor het afsluiten van inkoopcontracten voor de kantine binnen het door het bestuur vastgesteld assortiment.
    k. Doet voorstellen aan het bestuur ter zake van verkoopprijzen.

  2. Bestuursleden D en E

    De taken van de overige bestuursleden zijn afhankelijk van de behoeftes van de vereniging en kunnen daarom van tijd tot tijd wijzigen. De functietitel en inhoud van de functie van deze genoemde bestuursleden wordt op voordracht van het bestuur door de Algemene Ledenvergadering vastgesteld.

5. Vice-Voorzitter

De taak van vice-voorzitter wordt bovenop de reguliere taak uitgevoerd door een of meerdere van de bestuursleden niet zijnde de voorzitter en wordt daarom niet apart vernoemd in artikel 5.

Artikel 13

1. Een bestuurslid is verplicht alle bescheiden, die hij uit hoofde van zijn functie in zijn bezit heeft, bij het eindigen van zijn bestuurslidmaatschap over te dragen aan het bestuur.

2. Een bestuurslid wordt geacht vertrouwelijke zaken waar hij uit hoofde van zijn functie kennis van heeft als zodanig te behandelen, ook na zijn aftreden als bestuurslid.

DEELNAME COMPETITIE NTTB

Artikel 14

1. Overeenkomstig de voorschriften van de NTTB en het statutair bepaalde moet ieder lid van de vereniging tevens lid van de NTTB zijn.

2. Deelname aan de competitie houdt de volgende verplichtingen in:

a. Men is verplicht te spelen indien men is opgesteld door de teamleider respectievelijk is aangewezen door de wedstrijdsecretaris;

b. Men is verplicht bij absolute verhindering ten minste 48 uur voor de speeldag de teamleider respectievelijk de wedstrijdsecretaris van deze verhindering in kennis te stellen;

c. Men is verplicht te spelen in het voorgeschreven clubtenue. Het clubtenue bestaat uit een zwarte korte broek of rok en rood shirt met korte mouwen voorzien van door het bestuur voorgeschreven clubembleem c.q. opschriften.

CONTRIBUTIES EN ANDERE FINANCIËLE VERPLICHTINGEN

Artikel 15

1. De contributie wordt jaarlijks vastgesteld door de algemene ledenvergadering.

2. De bondscontributie NTTB komt ten laste van de leden.

3. Ieder lid verplicht zich door zijn aanmelding als lid de contributie te betalen tot het einde van zijn lidmaatschap.

Artikel 16

1. Ieder lid is verplicht de contributie bij vooruitbetaling per halfjaar te voldoen. 2. Blijft een lid in gebreke dan volgt de volgende procedure:
1 maand na de factuurdatum wordt een eerste herinnering verzonden. Het te betalen factuurbedrag wordt verhoogd met € 2,00

2 maanden na de factuurdatum wordt een eerste aanmaning verzonden. Het te betalen factuurbedrag wordt verhoogd met € 5,00
3 maanden na de factuurdatum wordt een tweede aanmaning verzonden. Het te betalen factuurbedrag wordt verhoogd met € 10,00

3. 4 maanden na de factuurdatum wordt de vordering overgedragen aan het incassobureau. Alle bijkomende kosten komen dan voor rekening van het lid dat in gebreke blijft met de betaling.

4. Hierna kan het bestuur artikel 8 lid 3 sub a van de statuten toepassen.

ERELEDEN EN LEDEN VAN VERDIENSTE

Artikel 17

1. Een erelid wordt conform het bepaalde in artikel 7 lid 2 van de statuten op voorstel van het bestuur door de algemene vergadering bij meerderheid van stemmen benoemd.

2. Om voor het erelidmaatschap in aanmerking te komen dient het lid gedurende minimaal tien jaren werkzaam te zijn geweest voor de vereniging. In deze periode dient hij zijn taken met bijzondere inzet te hebben vervuld. Bovendien moet hij duidelijk hebben bijgedragen aan de groei en bloei van devereniging.

3. In uitzonderlijke gevallen kan het bestuur van de in het vorige lid gestelde termijn van tien jaren afwijken.

4. Bij benoeming ontvangt het erelid een vergulde draagspeld en een oorkonde.

5. Het erelid heeft de volgende rechten:

a. Vrijstelling van betaling van contributie voor het lidmaatschap van tafeltennisvereniging Alexandria'66. De aan de NTTB verschuldigde bedragen worden wel in rekening gebracht;

b. Kostenloze deelname aan alle door de vereniging georganiseerde evenementen;

c. Vermelding van zijn/haar naam op de website van de vereniging als erelid;

d. Het krijgen van een persoonlijke uitnodiging voor alle door de vereniging georganiseerde evenementen.

Artikel 18

1. Een lid van verdienste wordt conform het bepaalde in artikel 7 lid 3 van de statuten benoemd door het bestuur op voordracht van één of meer bestuursleden. Voor benoeming is een meerderheid van ten minste tweederden der stemmen (rekenkundig afgerond) van het aantal bestuursleden vereist.

2. Om als lid van verdienste voorgedragen te kunnen worden, dient het lid gedurende een groot aantal jaren, dit ter beoordeling van het bestuur, lid te zijn (geweest) van het bestuur of één der commissies en/of op een specifiek gebied bijzonder verdienstelijk te zijn (geweest) voor de vereniging.

3. Bij benoeming ontvangt het lid van verdienste een verzilverde draagspeld en een oorkonde.

4. Het lid van verdienste heeft de volgende rechten: 
a. Vermelding van zijn/haar naam op de website van de vereniging als lid van verdienste;

b. Het krijgen van een persoonlijke uitnodiging voor alle door de vereniging georganiseerde evenementen.

ALGEMENE VERORDENING GEGEVENSBESCHERMING

Artikel 19

Het bestuur houdt een register bij waarin de namen, adressen en geboortedata alsmede (indien mogelijk) een telefoonnummer en persoonlijk e-mailadres van de leden of ouders van jeugdleden zijn opgenomen. In het register worden alleen die gegevens bijgehouden die voor het realiseren van het doel van de vereniging noodzakelijk zijn. Het bestuur kan na een voorafgaand besluit van de algemene vergadering geregistreerde gegevens aan derden verstrekken, waaronder sponsors, behalve van het lid dat tegen deze verstrekking bij het bestuur schriftelijk bezwaar heeft gemaakt. Het recht op bezwaar geldt niet voor de noodzakelijk door de vereniging aan derden te verstrekken gegevens en gegevens die aan overheden of instellingen dienen te worden verstrekt in verband met te verkrijgen subsidies.

Foto’s en of video’s van leden, gemaakt tijdens evenementen, zoals wedstrijden,clinics, kampen en feesten, kunnen gebruikt worden voor de door onze vereniging gebruikte media, tenzij een lid of ouder van een jeugdlid hiertegen voorafgaande aan het betreffende evenement schriftelijk bezwaar maakt.

Artikel 20

Onze statuten,het huishoudelijk reglement, de privacyverklaring en overige aanvullende reglementen zijn na te lezen via onze website ttv-a66.nl. Leden zonder internettoegang kunnen exemplaren hiervan aanvragen bij de secretaris van de vereniging..

Artikel 21

1. De volgende documenten geven aanvullende regels en zijn door het bestuur op de ALV ter goedkeuring voorgelegd.

a) “Huisregels inzake de alcoholverstrekking in Matchpoint”
b) “Huisregels inzake het gebruik van de sportaccomodatie MatchPoint”

c) “Beleidsplan Veilig Sporten bij Alexandria ‘66”
d) “Huisregels inzake verplichte bardiensten”

2. In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het bestuur.

3. Dit reglement treedt terstond na zijn vaststelling door de algemene vergadering in werking.

Aldus vastgesteld en goedgekeurd in de algemene leden vergadering van 8 september 2021.

De secretaris, N. de Lange

Onze statuten en reglementen Overzicht